GDPR

Informace o zpracování osobních údajů

Prohlášení o zpracování osobních údajů dle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a poučení subjektů údajů (dále jen „GDPR“) (dále jen „Informační memorandum“):

I. Kdo jsme a jak nás můžete kontaktovat?

Sfera Hospitality s.r.o., IČ: 17561019, se sídlem 17. listopadu 413/1, Šumperk, PSČ 787 01, obchodní společnost zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Ostravě pod sp. zn. C 90466 (dále jen „Správce“), je správce Vašich osobních údajů, což znamená, že určuje účel a prostředky zpracování osobních údajů, provádí zpracování osobních údajů a odpovídá za něj. V některých případech může být Správce též v pozici zpracovatele osobních údajů, tj. že zpracovává osobní údaje pro účely určené jiným správcem. Více informací o naší činnosti a nabídce našich služeb naleznete na webových stránkách https://hotelperk.cz/.

Pokud v tomto Informačním memorandu ani na našich webových stránkách nenaleznete odpovědi na Vaše dotazy nebo budete chtít některé informace vysvětlit podrobněji, můžete nás kontaktovat prostřednictvím datové schránky – IDDS: jytysb4.

Správce nikdy nesděluje informace telefonicky nebo e-mailem. V případě, že subjekt údajů prokáže svoji totožnost, je možné zaslat informace poštou s doručenkou do vlastních rukou nebo do datové schránky

II. Jakým způsobem zpracováváme Vaše osobní údaje a jak jsou zabezpečeny?

Plně si uvědomujeme důležitost ochrany osobních údajů a soukromí klientů. Při zpracování osobních údajů postupujeme vždy tak, aby Vaše osobní údaje byly maximálně zabezpečeny a nemohly být zneužity. Veškeré údaje zpracovávané dále např. ze strany advokátů a/nebo daňových poradců jsou rovněž chráněny zákonnou povinností mlčenlivosti v souladu se zákonem o advokacii a/nebo v souladu se zákonem o daňovém poradenství.

Zpracování Vašich osobních údajů provádíme manuálně v našich v informačních systémech, případně v informačních systémech našich zpracovatelů. Vaše osobní údaje mohou být zpracovávány především vybranými zaměstnanci Správce a kategoriemi zpracovatelů uváděnými vždy u příslušného účelu zpracování. Učinili jsme taková opatření, aby k Vašim osobním údajům měli přístup pouze zaměstnanci Správce a zpracovatelé, kteří se podílejí na jejich zpracování, a také aby tito zaměstnanci a zpracovatelé zachovávali mlčenlivost o veškerých skutečnostech, údajích a datech (osobních či jiných), o nichž se dozvěděli při výkonu své práce. Se všemi případnými zpracovateli má Správce uzavřenu písemnou smlouvu o zpracování osobních údajů, ve které klademe důraz na zabezpečení Vašich osobních údajů a která obsahuje identické záruky pro procesy zpracování osobních údajů u těchto zpracovatelů, jaké jsou nastaveny u nás.

Vaše osobní údaje zpracováváme na území České republiky. Do jiných zemí Vaše osobní údaje nepředáváme.

Když navštívíte naše webové stánky, můžeme automaticky shromažďovat určité informace pomocí technologií, jako jsou soubory cookie, nástroje pro analýzu internetového prohlížeče a protokoly serveru. V řadě případů jsou informace shromažďované pomocí souborů cookie a dalších nástrojů používány neidentifikovatelným způsobem bez jakéhokoli odkazu na osobní údaje.

Cookie jsou malé textové soubory, které webová stránka při návštěvě ukládá prostřednictvím prohlížeče na pevný disk počítače nebo jiného zařízení. Soubory cookie můžeme používat k zefektivnění používání webových stránek a rovněž k přizpůsobení preferencí procházení a zlepšení funkce našich webových stránek. Soubory cookie je možné používat k řízení výkonu a shromažďování informací o tom, jakým způsobem jsou používány naše webové stránky, k analytickým účelům. Existují dva druhy souborů cookie: soubory cookie relace, které jsou z vašeho zařízení odstraněny po opuštění webové stránky, a trvalé soubory cookie, které zůstávají ve vašem zařízení po delší dobu, nebo dokud je ručně neodstraníte.

V souborech protokolů z našich serverů mohou být shromažďovány informace o tom, jakým způsobem uživatelé používají webové stránky (údaje o použití). Mezi tyto údaje patří mimo jiné název domény uživatele, jazyk, typ prohlížeče a operační systém, poskytovatel internetových služeb, adresa IP (internetový protokol), lokalita nebo odkaz, ze kterého uživatel přišel na webovou stránku, web, který jste navštívili před příchodem na naši webovou stránku, a webová stránka, kterou navštívíte po opuštění našeho webu, a rovněž čas strávený na našem webu. Údaje o používání webu můžeme sledovat a využívat k hodnocení jeho výkonu a činnosti, ke zlepšení jeho designu a funkcí, nebo k bezpečnostním účelům.

Nastavení svého internetového prohlížeče můžete změnit tak, aby přijaté soubory cookie zablokoval nebo na jejich přijetí upozornil či je smazal. Případně můžete našimi webovými stránkami procházet pomocí anonymního profilu prohlížeče. Další informace o úpravách či změnách nastavení internetového prohlížeče naleznete v příručce nebo v nápovědě k prohlížeči. Pokud nesouhlasíte s použitím souborů cookie nebo podobných technologií, které ukládají informace do vašeho zařízení, musíte odpovídajícím způsobem změnit nastavení svého prohlížeče. Upozorňujeme, že některé funkce našich webových stránek nemusejí pracovat správně, pokud zakážete příjem souborů cookie nebo tyto technologie.

Na našich webových stránkách můžeme poskytovat odkazy na weby třetích stran (dále jen „Propojené weby“). Propojené stránky nejsme povinni hodnotit, kontrolovat ani zkoumat. Každá propojená stránka může mít vlastní podmínky použití a prohlášení o ochraně osobních údajů. Uživatelé se při používání propojených stránek musí s těmito podmínkami seznámit a dodržovat je. Neneseme odpovědnost za zásady a postupy jakýchkoli Propojených webů a případných dalších odkazů, které se na těchto stránkách nacházejí. Tyto odkazy nepředstavují naše schválení propojených webů nebo jakékoli společnosti či služby. Doporučujeme uživatelům, aby se seznámili spodmínkami a odpovídajícími dokumenty těchto propojených webů dříve, než je začnou používat.

Naše webové stránky nejsou zaměřeny na děti. Nevyužíváme je k vědomému získávání osobních údajů od dětí ani k poskytování služeb dětem. Zjistíme-li, že dítě poskytlo své osobní údaje prostřednictvím některého z našich webů, tyto údaje ze svých systémů odstraníme.

Na svých webových stránkách můžeme rovněž používat službu Google Analytics ke shromažďování informací o on-line aktivitách uživatelů na webových stránkách, jako jsou například navštívené webové stránky, odkliknuté odkazy a provedená vyhledávání.

Tyto informace používáme k sestavování zpráv a k vylepšování webu. Soubory cookie anonymně shromažďují informace, jako je počet návštěvníků na webu, odkud návštěvníci přišli a stránky, které navštívili. Informace vytvořené těmito soubory cookie a vaše aktuální adresa IP budou přeneseny z vašeho internetového prohlížeče a budou uloženy na serverech Google ve Spojených státech a dalších zemích. Google bude tyto informace používat ve vašem zastoupení pro účely vyhodnocení způsobu, kterým používáte náš web, jak bylo popsáno výše. Adresa IP získaná prostřednictvím služby Google Analytics nebude spojena s jakýmikoli jinými daty v držení společnosti Google. Další informace o údajích shromažďovaných službou Google Analytics získáte na adrese http://www.google.com/intl/en/analytics/privacyoverview.html. Tyto soubory cookie můžete zablokovat pomocí odpovídajících nastavení internetového prohlížeče. Pokud tak učiníte, je možné, že nebudete moci plně využít funkcí našich webů. Doplněk internetového prohlížeče Google Analytics Opt-out je možné stáhnout na následující adrese: http://tools.google.com/dlpage/gaoptout.

III. Jak získáváme Vaše osobní údaje?

Vaše osobní údaje získáváme od Vás. Pokud osobní údaje získáváme od Vás, informujeme Vás o tom, zda je poskytnutí osobního údaje zákonným nebo smluvním požadavkem, nebo požadavkem, který je nutné uvést do smlouvy, a zda máte povinnost osobní údaje poskytnout, a o možných důsledcích neposkytnutí osobních údajů. Vaše osobní údaje získáváme zejména:

- na základě Vašich žádostí, dotazů a v rámci jednání o uzavření smlouvy; nebo

- při komunikaci prostřednictvím emailu či jiné písemné komunikaci; nebo

- při osobní komunikaci v našem zařízení.

IV. Pro jaké účely zpracováváme Vaše osobní údaje?

Vaše osobní údaje zpracováváme pouze v rozsahu nezbytném pro daný účel a po dobu, která je nezbytná pro splnění daného účelu. Po splnění původního účelu (například plnění smlouvy) můžeme osobní údaje zpracovávat pro jiné účely (například pro plnění zákonné archivační doby). Účely zpracování uvádíme níže v této kapitole. Vaše osobní údaje obecně archivujeme po dobu stanovenou právními předpisy, smlouvou či na základě našeho oprávněného zájmu (například po dobu trvání promlčecích lhůt, kdy můžeme mít zájem uplatňovat nebo obhajovat naše právní nároky).

Vaše osobní údaje zpracováváme pro tyto účely:

a) jednání o smlouvě a splnění smlouvy, provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na Vaši žádost, vyřizování Vašich žádostí;

b) plnění našich právních povinností;

c) pro ochranu našich práv a oprávněných zájmů, zejména pak v oblasti sledování kvality služeb a optimalizaci poskytovaných služeb a k vyhodnocování možných rizik;

d) pro oslovení s nabídkou produktů a služeb našich obchodních partnerů (v případě uděleného souhlasu se zpracováním osobních údajů k tomuto účelu).

Ad a) jednání o smlouvě a splnění smlouvy, provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na Vaši žádost, vyřizování Vašich žádostí;

Správce zpracovává Vaše osobní údaje pro účely související s plněním smluvních závazků, zejména pro účely (i) platného uzavření, plnění, změny a ukončení smluv, (ii) související smluvní dokumenty, (iii) reklamací, a (v) související komunikace. Poskytnutí uvedených osobních údajů je tedy smluvním požadavkem.

Právní základ pro zpracování (právní titul):

Pro uvedené účely zpracováváme osobní údaje na základě právního titulu splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů (zpravidla zákazník Správce), nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů (zpravidla zájemce o produkty Správce), dle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.

Kategorie osobních údajů:

Pro uvedené účely zpracováváme tyto kategorie osobních údajů: jméno a příjmení, adresa místa trvalého pobytu, případně též e-mailová adresa, bankovní spojení

Doba zpracování:

Pro uvedené účely zpracováváme osobní údaje po dobu trvání jednání o smlouvě, po dobu trvání smlouvy a po dobu trvání záručních, reklamačních a jiných lhůt vztahujících se ke smlouvě, kdy mohou smluvní strany uplatňovat práva a povinnosti ze smlouvy.

Ad b) Plnění našich právních povinností

Jako podnikatelský subjekt se musíme řídit celou řadou právních předpisů a v nich stanovenými povinnostmi, zejména: zákonem č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, zákonem č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, ve znění pozdějších předpisů; zákonem č. 280/2009 Sb., daňový řád, ve znění pozdějších předpisů; zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů; zákonem č. 120/2001 Sb., o soudních exekutorech a exekuční činnosti a po změně dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů; zákonem č. 99/1963 Sb., občanský soudní řád, ve znění pozdějších předpisů; zákonem č. 634/1992 Sb., o ochraně spotřebitele, ve znění pozdějších předpisů; zákonem č. 40/2009 Sb., trestní zákoník, ve znění pozdějších předpisů; zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů; zákonem č. 326/1999 Sb. o pobytu cizinců na území České republiky a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, zákonem č. 565/1990 Sb., o místních poplatcích a dále navazujícími podzákonnými právními předpisy, právními předpisy práva Evropské Unie. Poskytnutí uvedených osobních údajů je tedy zákonným požadavkem.

Právní základ pro zpracování (právní titul):

Pro uvedené účely zpracováváme osobní údaje na základě právního titulu splnění právní povinnosti, která se na Správce vztahuje, dle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.

Kategorie osobních údajů:

Pro uvedené účely zpracováváme tyto kategorie osobních údajů:

• identifikační a kontaktní údaje (jméno a příjmení, adresa místa trvalého pobytu, případně též e-mailová adresa),

• v případě podnikajících fyzických osob také označení podnikající fyzické osoby, sídlo, IČ, DIČ, údaj o plátci DPH,

• údaje o využívaných službách a o výši a způsobu platby za poskytnuté služby (v případě bezhotovostní úhrady číslo bankovního účtu),

Příjemci osobních údajů (zpracovatelé či třetí strany, kterým jsou nebo mohou být osobní údaje poskytovány):

Pro uvedené účely využíváme poskytovatele IT služeb nebo právního a daňového poradenství. Správce musí též poskytovat nezbytnou součinnost příslušným orgánům státní správy, například správci daně či soudním exekutorům, orgánům činným v trestním, přestupkovém či správním řízení, a to v rozsahu a za podmínek stanovených právními předpisy.

Doba zpracování:

Pro uvedené účely zpracováváme osobní údaje po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy. Až na výjimky, kdy právní předpisy stanoví delší dobu uchování určitých dokumentů, které mohou obsahovat osobní údaje, uchováváme osobní údaje zpracovávané pro plnění našich právních povinností maximálně po dobu 10 let.

Ad c) Uplatňování nebo obhajoba našich oprávněných zájmů

Pro účely ochrany našich oprávněných zájmů můžeme zpracovávat Vaše osobní údaje tam, kde mají naše oprávněné zájmy přednost před Vašimi zájmy nebo Vašimi základními právy a svobodami. Takto zpracováváme Vaše osobní údaje zejména pro:

(i) Řešení veškeré sporné agendy, zejména pro účely vedení soudních či jiných sporů.

(ii) Optimalizace administrativních procesů v rámci Správce.

(iii) Fotodokumentace z pořádaných akcí

U námi pořádaných akcí pořizujeme v přiměřeném rozsahu fotodokumentaci (situační záběry z akcí) za účelem následného zveřejnění vybraných fotografií na našich webových stránkách pro propagační účely. Takovýmto způsobem nejsou primárně zobrazováni návštěvníci konkrétní akce, nýbrž celková atmosféra akce, záběry nejsou zveřejňovány v detailním rozlišení, nepřipojujeme k nim ani popisky konkrétních osob návštěvníků akce. Dle odborného názoru Úřadu pro ochranu osobních údajů se v takových případech nejedná primárně o problematiku ochrany osobních údajů, ale o ochranu soukromí dle Občanského zákoníku; souhlas se zpracováním osobních údajů k „ilustračním“ snímkům tedy není třeba vyžadovat. Na pořizování fotodokumentace jsou návštěvníci předem upozornění formou piktogramu fotoaparátu, naši fotografové jsou viditelně označeni a fotodokumentace je pořizována pouze v hlavním prostoru akce a návštěvníci tak vždy mají možnost pobývat v prostorech, kde není fotodokumentace pořizována. V případě jakýchkoli pochybností, či dotazů k pořizování fotodokumentace máte možnost obrátit se na nás na níže uvedených kontaktech.

(iv) Provoz kamerového systému

Jeho účelem je ochrana objektu a ochrana zdraví osob vstupujících do provozních prostor Správce. Data jsou uchovávána v rámci časové smyčky. Kamery jsou instalovány pouze ve vnitřních prostorách. Subjekt údajů je o užití kamerového systému informován nápisem na vchodových dveřích provozovny Správce.

Ad d) pro oslovení s nabídkou produktů a služeb našich obchodních partnerů (v případě uděleného souhlasu se zpracováním osobních údajů)

V případě, že nám udělíte souhlas se zpracováním a sdílením svých údajů pro marketingové účely, budeme oprávněni Vaše údaje analyzovat, bez automatizovaného zpracování, a na základě toho se rozhodovat a nabízet vám služby z portfolia našich obchodních partnerů, které pečlivě vybíráme. Můžeme Vás marketingově oslovit e-mailem. Dohromady můžeme zpracovávat vaše osobní údaje i další informace, které jsme shromáždili, stejně tak veřejné údaje i údaje od třetích stran. Bude se jednat například o e-mailovou adresu, informace o Vámi využitých službách.

Souhlas udělujete těmto subjektům (členům skupiny):

[název subjektu, IČ, adresa]

Vaše údaje budeme moci používat po dobu 2 let; stanete-li se klientem kteréhokoliv shora uvedeného člena skupiny, pak od udělení souhlasu po celou dobu, kdy budete klientem kteréhokoliv člena skupiny, a dále 5 let po ukončení všech smluvních vztahů mezi vámi a členy skupiny. Pokud si to budete přát, můžete tento souhlas kdykoli odvolat.

V. Jaká jsou Vaše práva?

Vaše údaje zpracováváme zcela transparentním způsobem. Kdykoliv během zpracování Vašich osobních údajů můžete využít následujících práv:

a) Právo na přístup k Vašim osobním údajům a na pořízení kopie Vašich osobních údajů, které zpracováváme.

b) Právo na opravu a doplnění Vašich osobních údajů v případě, že zjistíte, že o Vás zpracováváme nesprávné nebo nepřesné osobní údaje.

c) Právo na výmaz Vašich osobních údajů (resp. právo být zapomenut). Můžete od nás požadovat, abychom vymazali Vaše osobní údaje, a my tak učiníme v případě, že:

- osobní údaje nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány;

- pokud odvoláte svůj souhlas, na základě kterého zpracováváme osobní údaje a neexistuje žádný jiný právní důvod pro zpracování;

- vznesete námitky proti zpracování na základě oprávněného zájmu, pokud neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování na naší straně, nebo pokud vznesete námitku proti zpracování osobních údajů pro účely přímého marketingu (tj. nebudeme Vám dále zasílat adresná obchodní sdělení);

- osobní údaje jsou zpracovány protiprávně; nebo

- osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené v právu Evropské unie nebo České republiky.

Upozorňujeme Vás, že Vaše osobní údaje naopak nemohou být vymazány, pokud je jejich zpracování nezbytné:,

- pro výkon práva na svobodu projevu a informace;

- pro splnění právní povinnosti, jež vyžaduje zpracování podle práva Evropské unie nebo České republiky, nebo pro splnění úkolu provedeného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci;

- z důvodů veřejného zájmu v oblasti veřejného zdraví;

- pro účely archivace ve veřejném zájmu, pro účely vědeckého či historického výzkumu či pro statistické účely; nebo

- pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

d) Právo na omezení zpracování Vašich osobních údajů.

Můžete od nás také požadovat, abychom omezili zpracování Vašich osobních údajů, a to v případě, že:

- zpracovávané osobní údaje nejsou přesné;

- zpracování je protiprávní;

- zpracovávané osobní údaje nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány; nebo

- vznesete námitky proti zpracování.

Pokud uplatníte Vaše právo na omezení zpracování a bude naplněna některá z výše uvedených podmínek, provedeme v našich systémech záznam, že se na dané údaje vztahuje omezení, a takové údaje nebudeme zpravidla aktivně dále zpracovávat (vyjma případů vyplývajících z právních předpisů).

Pokud pominou důvody pro omezení zpracování, omezení zpracování Vašich osobních údajů zrušíme. O tom Vás budeme předem informovat.

e) Právo na přenos

V případě, že zpracováváme vaše osobní údaje na základě vašeho souhlasu nebo pro účely plnění smlouvy a zároveň je zpracování automatizované, máte právo získat takové Vaše osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném strojově čitelném formátu a předat je jinému správci. Vaše osobní údaje Vám budou v takovém případě poskytnuty elektronicky v zabezpečeném souboru ve formátu [xml].

f) Pokud se domníváte, že došlo k porušení povinností stanovených právními předpisy na ochranu osobních údajů (zejména GDPR), máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů nebo u jiného příslušného dozorového úřadu členského státu Evropské unie, který je pověřen dozorem nad dodržováním povinností stanovených GDPR (zejména dozorového úřadu v členském státě Vašeho obvyklého bydliště, místa výkonu zaměstnání nebo místa, kde došlo k domnělému porušení).

U Správce nedochází k žádnému automatizovanému rozhodování, tj. rozhodování založenému výhradně na automatizovaném zpracování (včetně profilování), které by pro Vás mělo právní účinky nebo se Vás jiným obdobným způsobem významně dotýkalo.

Máte rovněž právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, pokud jsou osobní údaje zpracovány:

- pro účely plnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci;

- pro účely oprávněných zájmů správce či třetí strany; nebo

- pro účely přímého marketingu, což zahrnuje také profilování s cílem přizpůsobit nabídku Vašim potřebám a zkvalitnit poskytované služby.

V případě, že vznesete námitku, nebudeme zpracovávat Vaše osobní údaje do té doby, dokud neprokážeme závažné důvody pro zpracování, které převažují nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami, nebo pro určení, výkon a/nebo obhajobu našich právních nároků.

V případě uplatnění jakéhokoliv výše uvedeného práva Vás bez zbytečného odkladu písemně informujeme o způsobu vyřízení Vaší žádosti.

Děkujeme za Vaši důvěru.

Sfera Hospitality, s.r.o.